Власник або уповноважений ним орган має право розірвати трудовий договір з працівником у разі вчинення ним прогулу без поважних причин, у т. ч. у разі відсутності працівника на роботі більше трьох годин протягом робочого дня (п. 4 ст. 40 КЗпП).
Прогулом визнається відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше трьох годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин (п. 24 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9).
Оформлення звільнення за прогул
При звільненні за прогул слід ураховувати низку важливих аспектів.
Насамперед, це звільнення з ініціативи роботодавця. Про це свідчить сама назва статті 40 КЗпП — «Розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу». Але це не єдина особливість, яку беремо до уваги, оскільки прогул є також порушенням трудової дисципліни, за що статтею 147 КЗпП передбачено притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності, у т. ч. накладання такого виду дисциплінарного стягнення, як звільнення.
Процедура звільнення за прогул має враховувати не лише загальні правила і порядок звільнення працівників (ч. 1 ст. 47, ст. 116 КЗпП), але й правила і порядок звільнення працівників з ініціативи роботодавця (ч. 3 ст. 40, ст. 43, ст. 43-1 КЗпП), а також строки застосування, правила та порядок накладання, оголошення дисциплінарних стягнень (ст. 147-1, 148, 149 КЗпП), а саме:
- звільнити працівника за прогул має право тільки орган (посадова особа), якому надано право приймати цього працівника на роботу (далі — роботодавець);
- звільнити працівника за прогул можна лише за попередньою згодою виборного органу профспілки;
- звільнити працівника за прогул можна безпосередньо після здійснення прогулу, але:
– не пізніше місяця після виявлення цього прогулу;
– не пізніше шести місяців з дати здійснення прогулу;
– не пізніше одного місяця з дня отримання згоди профспілкового органу на звільнення; - якщо прийнято рішення про звільнення працівника за прогул, то до цього працівника за цей же самий прогул уже не може бути застосовано інше дисциплінарне стягнення — догана;
- безпосередньо процедуру звільнення працівника за прогул слід оформлювати в два етапи:
– перший — оформлення накладення дисциплінарного стягнення;
– другий — оформлення кадрової процедури розірвання трудового договору.
Зазвичай ситуації з «прогульниками» розгортаються за одним з трьох сценаріїв:
1) працівник прогуляв один робочий день (зміну) або частину робочого дня та наступного дня (зміни) з’явився на роботу;
2) працівник прогуляв декілька днів або тижнів поспіль, мотивуючи свою відсутність на роботі, наприклад хворобою, а потім з’явився на роботі без листка непрацездатності чи довідки;
3) працівник протягом тривалого часу відсутній на роботі, зв’язок з ним встановити не вдається і причини відсутності — також.
На практиці трапляються й різні комбінації зазначених сценаріїв. Розглянемо алгоритм звільнення за прогул, який відбувається за першим або за другим сценарієм.
Етап 1. З’ясування причин відсутності працівника
Крок 1. Фіксуємо відсутність працівника
Незалежно від того, який зі сценаріїв розгортається, відсутність працівника має бути зафіксована при веденні щоденного (щозмінного) обліку використання робочого часу.
Якщо облік використання робочого часу ведеться вручну за допомогою табеля, табельник (особа, відповідальна за ведення табелю) повинен зробити відмітку «НЗ» — неявки з нез’ясованих причин.
Відсутність працівника може бути зафіксована і в інший спосіб, наприклад автоматизованою пропускною системою.
УВАГА
Відсутністю працівника на роботі вважають перебування його поза територією організації, установи, підприємства (далі — організація) або об’єкта, де він, відповідно до трудових обов’язків, повинен виконувати доручену йому роботу
Тому відсутність працівника на робочому місці, але не в організації, не вважають прогулом і його не можна звільнити за пунктом 4 статті 40 КЗпП.
Крок 2. З’ясовуємо причини відсутності телефоном
Чи слід одразу розцінювати відсутність працівника на роботі як прогул? Звичайно ж ні. Іноді відсутній (і з поважної причини теж) працівник позбавлений можливості повідомити роботодавця.
Тому роботодавець має вжити заходів для з’ясування причин відсутності працівника на роботі. Зазвичай цей обов’язок покладається на безпосереднього керівника відсутнього працівника, але працівник кадрової служби повинен надати йому всю необхідну інформацію (контактні телефони, імена та по батькові родичів відсутнього працівника).
Перш за все, необхідно зателефонувати працівнику за номерами телефонів, зазначеними в особовій картці (типова форма № П-2) та в особовій справі (в особовому листку з обліку кадрів та/або в заяві про прийняття на роботу).
ПОРАДА
Приймаючи працівника на роботу, запропонуйте йому надати номери не лише своїх телефонів, а й телефонів найближчих родичів (батьків, дружини/чоловіка) або сусідів (з їхньої згоди)
Адже працівник може перебувати в такому стані (тяжка хвороба) або в такому місці (органи слідства та дізнання), що зв’язатися з ним буде фактично неможливо.
Крок 3. Безпосередній керівник складає доповідну записку про відсутність працівника
Як за умови, що з’ясувати причини відсутності працівника в перший день не вдалося, так і за умови, що причини відсутності з’ясовано, але виникають сумніви щодо правдивості пояснень працівника (плутався в поясненнях, здавався сп’янілим, раніше вже вчиняв прогули тощо), слід вжити додаткових заходів щодо документального оформлення доказів відсутності, а не лише позначити відсутність працівника у табелі обліку використання робочого часу.
Перш за все, безпосередній керівник відсутнього працівника повинен написати доповідну записку на ім’я керівника організації з викладенням усіх обставин.
Крок 4. Керівник приймає рішення про додаткові заходи
Керівник організації після розгляду доповідної записки безпосереднього керівника «прогульника» має прийняти рішення про подальше розслідування причин відсутності працівника на роботі та визначити виконавців розслідування (безпосередній керівник «прогульника», працівник кадрової служби, один із заступників керівника організації та ін.). Рішення оформлюється у вигляді резолюції на доповідній записці.
Крок 5. Складаємо додаткові документи про відсутність працівника
Особа, якій доручено подальше розслідування, має скласти акт (акти) про відсутність працівника на роботі. До складання акта залучаються працівники, які мають можливість підтвердити відсутність чи присутність «прогульника» на робочому місці протягом усього робочого дня або його частини. Також можуть залучатися члени представницького органу трудового колективу.
Такі акти доцільно складати за кожен день відсутності працівника на роботі, поки триває розслідування.
ПОРАДА
Безпосередній керівник «прогульника», упевнений, що його підлеглий відсутній на роботі без поважних причин, може скласти акт про відсутність працівника на роботі ще до написання доповідної записки на ім’я керівника організації.
На практиці акти про відсутність працівника на роботі часто складають не щодня, а раз на тиждень, а то й раз на місяць. У такому випадку необхідно зібрати додаткові документальні підтвердження відсутності працівника: табелі обліку використання робочого часу, що ведуться на підставі зданих пропусків або інших документів; відомості автоматизованої системи обліку приходу/уходу працівників; копії журналів, у яких працівники ставлять свій підпис при приході на роботу (уході з роботи) тощо.
Додатковими документами, що підтверджують факт відсутності працівника на роботі, можуть слугувати також доповідні записки працівників, які за своїми обов’язками мають можливість спостерігати за приходом/уходом інших працівників (чергові бюро перепусток, охоронники та ін.).
Крок 6. Відвідуємо працівника вдома
Якщо працівник не з’являється на роботі декілька днів поспіль і з ним, або з його родичами не вдається встановити зв’язок, необхідно відвідати працівника вдома. Робити це краще у вечірні години — зростає ймовірність зустрічі якщо не з самим працівником, то з його родичами або сусідами.
До відвідування доцільно залучити декількох осіб, у т. ч. представника трудового колективу (члена представницького органу трудового колективу).
Результати відвідування оформлюють актом.
Крок 7. Пропонуємо працівнику надати письмові пояснення
Звільнення за прогул є одним з видів дисциплінарного стягнення, отже, перед тим, як накладати таке стягнення, роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмових пояснень (ч. 1 ст. 149 КЗпП).
Одразу після появи працівника на роботі уповноважена роботодавцем особа (як правило, працівник кадрової служби) має запропонувати працівникові надати письмові пояснення щодо причин його відсутності на роботі.
Таку пропозицію «прогульнику» слід робити в присутності декількох працівників організації (у т. ч. членів представницького органу трудового колективу), оскільки у разі відмови працівника від надання письмових пояснень причин прогулу, необхідно скласти відповідний акт. Пропозицію щодо надання письмових пояснень причин відсутності на роботі можна зробити також під час відвідування працівника вдома.
СИТУАЦІЯ
Чи може суд визнати звільнення за прогул неправомірним, якщо роботодавець не зажадав від працівника письмових пояснень причини прогулу
Етап 2. Накладання дисциплінарного стягнення
Крок 8. Керівник організації обирає вид дисциплінарного стягнення
Усі документи, якими зафіксована відсутність працівника на роботі, а також його письмові пояснення (акт про відмову від надання пояснень) надаються на розгляд органу, який відповідно до статті 147-1 КЗпП має право накладати дисциплінарні стягнення, а саме — колегіальному органу або посадовій особі, яким надано право приймати рішення щодо прийняття працівника на роботу. Для «рядових» працівників таким «органом», як правило, є керівник організації.
УВАГА
колегіальний орган
У разі вчинення прогулу працівником, якого прийняли на роботу відповідно до рішення колегіального органу (наприклад, зборів засновників, загальних зборів акціонерів тощо), рішення про накладання дисциплінарного стягнення приймає цей орган і оформлює у вигляді протоколу засідання (зборів) колегіального органу.
Оскільки за кожне порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення (ч. 2 ст. 149 КЗпП), то керівник організації має проаналізувати всі наявні матеріали та визначитись з видом дисциплінарного стягнення: або оголосити порушнику догану, або звільнити його.
Своє рішення керівник може оформити у вигляді резолюції на доповідній записці безпосереднього керівника порушника або на доповідній записці іншого працівника, якому було доручено проведення розслідування обставин прогулу, наприклад, керівника кадрової служби.
Крок 9. Погоджуємо звільнення працівника з профспілкою
Відповідно до статті 43 КЗпП розірвання трудового договору за пунктом 4 статті 40 КЗпП має відбуватися лише за попередньою згодою виборного органу (профспілкового представника) первинної профспілкової організації (далі — виборний орган профспілки), членом якої є працівник.
Для отримання такої згоди роботодавець має подати на ім’я голови виборного органу профспілки обґрунтоване подання про розірвання трудового договору з працівником.
Крок 10. Профспілка розглядає подання роботодавця і повідомляє йому рішення
Виборний орган профспілки, членом якої є працівник, розглядає у 15-денний строк подання роботодавця про розірвання трудового договору з працівником (ч. 2-3 ст. 43 КЗпП).
Подання роботодавця має розглядатися у присутності працівника, на якого воно внесено. Розгляд подання за відсутності працівника допускається лише за його письмовою заявою. За бажанням працівника від його імені може виступати інша особа, у т. ч. адвокат.
Якщо працівник або його представник не з’являється на засідання, розгляд подання відкладається до наступного засідання у межах строку, визначеного частиною другою статті 43 КЗпП. У разі повторної неявки працівника (його представника) на засідання без поважних причин подання може розглядатися за відсутності працівника.
Виборний орган профспілки має повідомити роботодавця про прийняте рішення у письмовій формі в триденний строк після його прийняття (ч. 5, 7 ст. 43 КЗпП).
Рішення виборного органу профспілки про відмову в наданні згоди на розірвання трудового договору має бути обґрунтованим. Якщо відмову не обґрунтовано, роботодавець має право звільнити працівника без згоди виборного органу профспілки.
УВАГА
Якщо триденний строк для повідомлення роботодавця пропущено, то вважається, що виборний орган профспілки надав згоду на розірвання трудового договору з працівником.
Крок 11. Готуємо наказ про накладання дисциплінарного стягнення
Оскільки звільнення за порушення трудової дисципліни, в т. ч. за прогул, є дисциплінарним стягненням, то рішення роботодавця про обрання звільнення як заходу дисциплінарного стягнення має бути оформлено у вигляді наказу про накладання дисциплінарного стягнення.
Проекти наказів про накладання дисциплінарних стягнень, як правило, готуються працівниками кадрових служб на підставі таких документів:
- рішення роботодавця про накладання стягнення (у т. ч. й оформлене у вигляді резолюції на доповідній записці);
- документи, що підтверджують факт відсутності працівника на роботі;
- пояснювальна записка працівника, який вчинив порушення трудової дисципліни (або акт про відмову від надання письмових пояснень);
- протокол засідання виборного органу профспілки або письмове рішення профспілкового представника.
У наказі про накладання дисциплінарного стягнення, крім визначення виду стягнення, обов’язково зазначається, які саме дні є днями прогулу, а також порядок оплати (не оплати) цих днів та дата звільнення працівника. При цьому дата звільнення визначається таким чином, щоб у день звільнення (останній день роботи) з працівником було здійснено повний розрахунок (ст. 116 КЗпП) та йому було видано належним чином оформлену трудову книжку (ст. 47 КЗпП, п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі — Інструкція № 58).
Після підписання роботодавцем наказу про накладання дисциплінарного стягнення, він має бути зареєстрований. Накази про стягнення належать до групи наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років) і реєструються в окремій обліковій формі — Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік № 578/5).
Крок 12. Ознайомлюємо працівника з наказом
Працівника необхідно ознайомити з наказом про накладання на нього дисциплінарного стягнення під особистий підпис (ч. 4 ст. 149 КЗпП).
Як правило, ознайомлення працівника з таким наказом проводить представник кадрової служби. Ознайомлення доцільно проводити в присутності декількох працівників інших структурних підрозділів організації та уповноваженого представника трудового колективу, оскільки, у разі відмови працівника підтвердити факт ознайомлення з наказом особистим підписом, необхідно буде скласти відповідний акт.
Етап 3. Оформлення звільнення
Крок 13. Готуємо наказ про звільнення
Звільнення працівника оформлюється наказом. Типову форму наказу про припинення трудового договору (№ П-4) затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489.
УВАГА
Типову форму № П-4 можна використовувати для всіх випадків звільнення незалежно від підстави звільнення.
Проекти наказів про звільнення за прогул, як правило, готують працівники кадрових служб на підставі наказу про накладання дисциплінарного стягнення та протоколу виборного органу профспілки або письмового рішення профспілкового представника.
Після підписання роботодавцем наказ має бути зареєстровано в спеціальній обліковій формі. Відповідно до статті 16 Переліку № 578/5, накази про звільнення належать до групи наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років) і реєструються в окремій обліковій формі — Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.
Крок 14. Ознайомлюємо табельника з наказами про накладання стягнення та звільнення
Табельник (особа, відповідальна за ведення табелю обліку використання робочого часу) має бути ознайомлений з наказами про накладання дисциплінарного стягнення та звільнення для того, щоб вчасно (частіше — негайно) оформити табель для працівника.
Ознайомлення може відбуватися шляхом передання табельнику копій відповідних наказів або оформленням відмітки про ознайомлення на оригіналах наказів.
Крок 15. Складаємо табель на прогульника
У табелі обліку використання робочого часу працівника, якого буде звільнено, табельником (відповідальною особою, безпосереднім керівником тощо) зазначаються всі дні прогулів (літерний код «ПР», цифровий код — 24) та дні фактичної роботи по день звільнення працівника включно.
Якщо звільняють працівника, який тривалий час прогулював роботу, і день його звільнення припадає на останній день роботи в минулих облікових періодах, табель обліку використання робочого часу складається на поточний місяць включно по дату видання наказу про звільнення із зазначенням всіх днів як днів прогулу.
Після засвідчення табелю в порядку, встановленому в організації, його передають до бухгалтерії.
Крок 16. Передаємо копії наказів до бухгалтерії
Копії наказів про накладання дисциплінарного стягнення та звільнення передаються до бухгалтерії у встановленому в організації порядку. На підставі цих наказів і табелю обліку використання робочого часу бухгалтерія має нарахувати працівнику належну йому заробітну плату та компенсацію за невикористані дні відпусток.
Крок 17. Вносимо запис про звільнення до трудової книжки
Запис про звільнення у трудовій книжці слід формулювати відповідно до положень законодавства, а також з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Після внесення до трудової книжки працівника запису про звільнення особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зазначає свою посаду, прізвище та ініціали, ставить особистий підпис. Цей підпис засвідчується печаткою організації або кадрової служби (за наявності).
Крок 18. Ознайомлюємо працівника з наказом про звільнення
З наказом про звільнення працівник має бути ознайомлений під особистий підпис. Ознайомлення з наказом доцільно проводити в присутності кількох працівників інших підрозділів організації та уповноваженого представника трудового колективу, оскільки, у разі відмови працівника підтвердити своїм підписом факт ознайомлення з наказом, необхідно скласти відповідний акт.
Крок 19. Проводимо розрахунок з працівником
У день звільнення (останній день роботи):
- з працівником має бути здійснено повний розрахунок (ст. 116 КЗпП);
- працівнику має бути видано оформлену трудову книжку (ч. 1 ст. 47 КЗпП, п. 4.1 Інструкції № 58) та засвідчену копію наказу про звільнення (ч. 2 ст. 47 КЗпП).
При звільненні працівник розписується про отримання трудової книжки в особовій картці (типова форма № П-2) та у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (ч. 4 п. 7.1 Інструкції № 58).
СИТУАЦІЯ
Чи можна розрахуватися з працівником, якого звільняємо за прогул (не ходить на роботу кілька місяців), після пред’явлення ним вимоги про розрахунок
СИТУАЦІЯ
Чи виплачувати працівнику середній заробіток за затримку розрахунку при звільненні за період між датою видання наказу про звільнення за прогул і фактичною датою звільнення (останній робочий день перед початком прогулу)
Крок 20. Завершуємо особову справу звільненого
Після звільнення працівника до його особової справи долучають копію наказу про звільнення. До внутрішнього опису документів особової справи, який оформлюється ще на стадії її первинного формування, вносять необхідні відомості, оформлюють підсумковий запис про кількість документів, вміщених до особової справи. Підсумковий запис засвідчується підписом відповідальної особи із зазначенням дати.
Особові справи звільнених працівників зберігають у кадровій службі протягом двох років після звільнення, після чого передають до архівного підрозділу (архіву) організації.
«Як звільнити за прогул». Саврова Олена
Публікація Системи «Expertus: Головбух»
Докладніше: https://1gl-vip.expertus.ua/#/document/16/233/bssPhr2/?of=copy-5bcc29ca6e
